メールにはない機能性があるチャットアプリ

ビジネスWIN

メールとチャットアプリは何が違うの?

スマホを持つ人

気軽にやり取りができる!

上司に連絡をしたい時や、確認事項をしたい時に、メールだと文面を考える手間がかかったり、文章が長くなってしまいがちですし、何かと気をつかってしまいます。ビジネスチャットなどのチャットアプリは会話のように短いやり取りが主となりますので、より気軽にやり取りができます。

メッセージの編集ができる!

メールを送信してから間違いに気づいたり、送信する相手を間違ったりしても、一度届いてしまったものを編集し直したり削除したりすることはできません。しかし、チャットアプリであれば一度送信したメッセージの編集や削除を行うことができるので、情報をやり取りする上でのミスをカバーできます。

全体への連絡がより効率的にできる!

部署内のメンバーや、プロジェクトに参加しているメンバー全員に周知したいことがあった場合でも、メールだとその都度送信先を設定するので漏れが生じる可能性があります。ビジネスチャットであれば、グループチャット機能があり部署メンバーやプロジェクトメンバーの全員が見る場所にメッセージを残せるので、確実に全体への周知を行えます。

タスク設定で業務の漏れを防げる!

メールで業務の依頼をされた際に忙しい時などはついつい忘れてしまい、トラブルに発展してしまうこともあります。ビジネスチャットアプリは、依頼されたタスクを可視化できるシステムになっているので、どんなに忙しい時でも依頼された業務を忘れることがありません。

ビジネスチャットの活用事例を知ろう!

活用事例1、不動産会社の場合

仲介業をメインにしている不動産会社の場合は、社外で営業活動をしている社員が多いため、全体で情報共有をするのが難しいという面がありました。ビジネスチャットアプリはスマホやタブレットで活用できるので、社外にいる社員にも契約成立などの情報をリアルタイムで共有することができるようになりました。

活用事例2、コンサルタント会社の場合

クライアントが海外にいる場合などに、海外出張をして会議に参加できないメンバーが常にいる状況でした。ビジネスチャットアプリを導入することで、海外出張中の社員とも情報を共有することができるようになりました。

活用事例3、IT会社の場合

Webのコンテンツ制作を外部や在宅の社員に任せることが多く、実際に顔を合わせてコミュニケーションをとる機会がなく、共有漏れが多く情報共有に時間がかかりました。ビジネスチャットを導入してから外部や在宅の社員ともスムーズに情報共有ができるようになりました。

活用事例4、通信業の場合

災害が起きた際に、連絡が取れず現地保守員を確保できなくなるリスクを想定して導入しました。万が一の災害の際にもスピーディーな対応ができる体制が整ったのは、会社にとって強みの一つとなり営業の際にも交渉材料として前面に押し出しています。

活用事例5、食品会社の場合

導入してから部署間のコミュニケーションが活性化され、部署を超えて意見が共有されるようになり、商品開発に活かされています。逆に、クレームなどの情報も社内全体で共有して、商品の安全性に対する危機感を共有することができています。

自社に導入した際のメリットを考えてみよう!

ビジネスチャットは様々な機能が搭載されており、会社によって得られるメリットが違います。実際に導入した際に、社内でどのような変化があり、どのようなメリットをもたらすのかをシミュレーションしてみるとよいでしょう。

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