会議室予約システムで設備管理と運用を効率化

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会議室予約システム選びのポイントやメリットは?

社内の設備をより効率よく運営するのに会議室予約システムは役立ちます。会議室予約システムを導入して得られるメリットと、会議室予約システム選びのポイントを紹介しますので導入を検討している方は参考にしてください。

会議室予約システムを導入した企業が感じるメリットランキング

no.1

1位「会議室のダブルブッキングが無くなった」

会議室の予約が他と重複した場合はエラー画面が表示されて予約をすることができません。このようなシステムによってダブルブッキングが減り、会議当日になってから場所がなくて困るといった事態を避けられます。

no.2

2位「利用条件を指定できる」

会議室を運用するルールを設定しても、周知が徹底されずルールが守られない場合もあります。会議室予約システムの中には、「連続して利用するのは3時間まで」や、「19時以降は利用禁止」といった利用条件を設定することができるのでルールを守った運用を促すことができます。

no.3

3位「設備の利用効率を高められる」

設備の利用状況をリアルタイムで正確に把握することができますので、会議室にどの設備が使われておらず、どの設備が足りていないのかを知ることができます。無駄を省き不足を補うことにより、設備の利用効率をさらに高められます。

no.4

4位「手軽に空き会議室を見つけられる」

一目で会議室の予約状況を確認することができ、更に手続きもオンライン上で手軽に行えるため、必要になった際にすぐ確認して予約をすることができます。また、検索システムで希望する時間の空き会議室を簡単に見つけられるのもメリットです。

no.5

5位「管理者の負担が軽減する」

会議室を管理していくうえで、使用する際は管理者の承認が必要な場合もあります。会議室予約システムを導入すれば、未承認の会議室がどれくらいあるのかを一目で確認できるので、管理者の業務効率が改善されます。

会議予約システム選びのポイント

会議

チェックポイント1、操作性が優れているか

会議室予約システムを導入したいのであれば、操作性が優れているものを選ぶことが大切です。直観的な操作を行うことができるのかという点をまずチェックしましょう。また、画面のデザインがごちゃごちゃしておらず、シンプルにまとまっているかどうかも大切です。

チェックポイント2、コストに見合う機能性を備えているか

導入する際には出来るだけコストが安いところを選びたいものですが、必要な機能が備わっていないとコストパフォーマンスが良いとは言えません。必要な機能を明確にして、必要な機能を備えているもののなかでコストを比較しましょう。

チェックポイント3、無料のお試し版があるか

どれだけ資料を読み込んで、機能性をチェックしても、実際に使ってみない限りは会社に合うかどうかを判断することができません。無料のお試し版をリリースしているところを優先的に選んで、使いやすいかどうかを確認しましょう。

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