社内の情報共有をよりスムーズにするために

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ビジネスチャットツールとは?

システム

ビジネスチャットとはどのようなものか?

世間一般的にはLINEやSkypeといったチャットツールがありますが、このようなチャットツールをビジネスで活用できるようにしたのがビジネスチャットツールです。導入することによって社内の情報共有の促進や、業務効率の向上などが期待できます。

無料と有料どちらがいいの?

ビジネスチャットツールは様々な種類があり、その中には無料で使えるフリーのソフトもあります。コストを考えれば無料の方が優れていますが、有料のものはセキュリティ対策が徹底されていたり、タスク管理やアンケート集計や位置情報リクエストなど管理業務を効率化させる機能が搭載されていたりと、機能性が充実しています。どのような機能を求めているかを明確にしたうえで、どちらを選ぶか決めましょう。

どんな機能が搭載されているものがおすすめ?

よりスピーディーな情報伝達を希望しているのであれば、スマホやタブレットなどで情報を確認することができるものを選ぶとよいでしょう。通知機能が付いているものであれば、急ぎの案件の情報などをよりスピーディーに共有することができます。

様々なリスクに対応しているものを選ぼう

管理者によってサービスを利用する端末の管理や制限をすることができるものであれば、デバイスを紛失した際にもアクセスを制限して情報漏えいを防ぐことができます。このような管理ができるものを選ぶことによって、セキュリティ対策を行うことができます。

ビジネスチャットツールを導入するメリットランキング

no.1

1位「部署間のコミュニケーション不足を改善」

部署が違うと業務が別々になりますので、顔を合わす機会も無くなかなかコミュニケーションを取れず親交が深まりません。そのため、連携する必要がある業務が生じた場合に、足並みが揃わず業務が進まないこともあります。ビジネスチャットツールはスタンプやいいねといった機能もあり、よりフランクなコミュニケーションをとることができ、部署を超えてコミュニケーションをとりやすくなります。

no.2

2位「トラブルの対応がスピーディーに」

トラブルが発生した際に、担当者と連絡が取れなくて対応が遅れてしまうこともありますが、ビジネスチャットツールを導入することでより担当者とのやり取りをスピーディーに行うことができます。また、ビジネスチャットツールを導入することで、日頃から社内の情報共有を行うことができるので、担当者以外でもトラブル対応に当たることができるようになり、よりトラブルへの対応が迅速になります。

no.3

3位「情報セキュリティの向上」

日常的に利用されるコミュニケーションツールはセキュリティが甘く、芸能人などはプライベートなやり取りが公の場に出てしまいトラブルに発展してしまうケースが問題視されています。機密性の高い情報を扱っている企業などは、このような情報漏えいは命取りになります。ビジネスチャットツールは情報に対するセキュリティが徹底されていますので、安心して活用することができます。

no.4

4位「ソシャハラ対策になる」

近年、会社の上司がSNSで個人的なやり取りを強要するソーシャルハラスメントが問題になっています。これは、業務連絡のツールとプライベートの連絡ツールが混同されていることによって起こります。業務用の連絡ツールをビジネスチャットツールに統一することで、個人的なやり取りをSNSでする必要が無くなり、ソシャハラを減らすことができます。

no.5

5位「在宅勤務者との連携」

社内の従業員だけでなく、社外にも在宅勤務者を抱えている会社にとって情報の共有は大きな問題の一つです。直接話をしたり、朝礼など全体で情報を共有する場のない在宅勤務者でも、ビジネスチャットツールを活用すれば手軽に情報を共有することができて非常に便利です。

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